Tombo Patrimonial

csouza
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Tombo Patrimonial

Mensagem por csouza » 19 Set 2012, 15:14

1.Porque o Tombo Patrimonial tem um prefixo com três caracteres, um ponto, o ano, um ponto e o número do tombo ?

R: O Tombo Patrimonial é obrigatório e identifica, de forma unívoca, um exemplar no acervo de uma biblioteca.
No Biblivre 3 os exemplares podem se migrados do Biblivre 2 ou Biblivre 1 com o mesmo serial.
O Biblivre 3 gera pelo migrador, automaticamente, um Tombo Patrimonial para cada exemplar. Esta notaçãosegue o padrão: {prefixo}.{ano}.{contagem_no_ano}, ex: Bib.2007.23
O prefixo é escolhido durante a migração. O ano e a contagem no ano dependerá do ano de criação de cada registro (migrado ou novo).
O Biblivre 3 gerará Tombo Patrimonial com o ano de criação de cada registro (migrado ou novo), mas manterá os mesmos seriais gerados pelo Biblivre 2 ou Biblivre 1 para os exemplares.
Faça a BUSCA do EXEMPLAR de uma OBRA pelo CODIGO DE BARRAS (serial que consta na etiqueta de dorso) ou faça a busca pelo TOMBO PATRIMONIAL.

2. Como posso alterar o prefixo do Tombo Patrimonial de uma mesma base, referente aos exemplares tombados para bibliotecas setoriais ?

R: O prefixo escolhido durante a migração pode ser alterado na catalogação cooperativa de exemplaresv caso a intenção seja referir-se a exemplares destinados a diferentes setoriais de uma rede de bibliotecas com catalogação centralizada.
Após a inserção de um novo exemplar, verifique se o prefixo está configurado adequadamente.
O Biblivre 3 guardará uma sequência de Tombos por ano para cada prefixo.
Por padrão o Tombo Patrimonial usa o prefixo "Bib". Ex: Bib.2011.50 O próximo Tombo Patrimonial criado, automaticamente, será o Bib.2011.51.
Se o usuário renomeia o prefixo para "Setorial A", o Tombo Patrimonial gerado, automáticamente, será Setorial A.2011.1.

3. A cada ano o programa reiniciará o número do tombo ?

R: Sim, de modo a permitir um inventário anual de exemplares incorporados ao acervo.
Para saber o total de exemplares que a biblioteca tem registrados no Biblivre, some os totais anuais.
EXEMPLO: Bib.2011.96 (último exemplar registrado em 2011) + Bib.2012.11 (último exemplar registrado em 2012) = 107 exemplares (total de exemplares registrados no Biblivre)

4. Qual a diferença de serial da obra e serial de exemplar ? Qual função do tombo patrimonial ?

R: O serial da obra e o serial do exemplar (código de barras) são números que correspondem aos registros, da obra e dos exemplares, na base de dados PostgreSQL.
Diferentemente, o Tombo Patrimonial é uma notação padronizada de registro dos exemplares no inventário do acervo da biblioteca. A notação de Tombo Patrimonial é formada por: {prefixo}.{ano}.{contagem_no_ano}, ex: Bib.2007.23.
O prefixo é escolhido durante a migração. O ano e a contagem no ano dependerá da data de criação de cada registro (migrado ou novo).
Sendo assim, o Biblivre 3 gerará, automaticamente, TOMBOS PATRIMONIAIS e manterá os mesmos SERIAIS gerados pelo Biblibre 2 ou Biblivre 1.
No Biblivre 3, faça uma busca por CÓDIGO DE BARRAS (serial do exemplar), que consta na etiqueta de dorso do exemplar, digitando ou usando um leitor de CÓDIGO DE BARRAS, ou faça a busca por TOMBO PATRIMONIAL.
Para melhor compreensão da diferença dos conceitos de serial de exemplar (código de barras) e tombo patrimonial sugerimos gerar o Relatório Completo de Tombo Patrimonial.

É coincidência a igualdade entre o serial, seja da obra ou do exemplar, e o tombo patrimonial.

5. Onde cadastro o tombo patrimonial ?

R: O Tombo Patrimonial é obrigatório e identifica, de forma unívoca, um exemplar no acervo de uma biblioteca.
O campo Tombo Patrimonial (949) faz parte do FORMULÁRIO de catalogação do EXEMPLAR, pois a notação de Tombo Patrimonial se refere ao registro do EXEMPLAR.
Para cadastrar o Tombo patrimonial, isto é, registrar o EXEMPLAR de uma OBRA consulte o item 6.1.5 Registrar exemplares, na página 79 do Manual do Biblivre 3, disponível em Ajuda na interface do programa instalado.

Na versão Biblivre 3 o campo Tombo Patrimonial (949) é preenchido, automaticamente, em duas situações:
a) quando o registro do exemplar é salvo com o campo tombo patrimonial vazio (em branco) ;
b) quando foi usada a interface de exemplares automáticos, para salvar a catalogação de uma OBRA nova na base de dados.
No preenchimento automático o padrão do campo Tombo Patrimonial (949) é {prefixo}.{ano}.contagem_no_ano}.
Esse padrão pode ser usado para identificar o acervo {prefixo} e o {ano} em que o exemplar foi inventariado.
O Biblivre 3 permite o preenchimento do campo Tombo Patrimonial (949), com qualquer outra numeração usada pela biblioteca e pode ser alterado.

Para alterar o Tombo patrimonial e usar apenas {contagem} :

Nos exemplares de OBRAS (novas) a serem catalogadas:
a) na CATALOGAÇÃO BIBLIOGRÁFICA use a opção NÃO CRIAR EXEMPLARES da interface de exemplares automáticos ao salvar o FORMULÁRIO de uma OBRA a ser catalogada na base de dados;
b) na CATALOGAÇÃO BIBLIOGRÁFICA selecione o botão NOVO EXEMPLAR para abrir o FORMULÁRIO de catalogação do EXEMPLAR da OBRA e preencha o campo Tombo Patrimonial (949) desse FORMULÁRIO com a numeração usada pela biblioteca;
c) selecione o botão SALVAR. NÃO DEIXE O CAMPO TOMBO PATRIMONIAL EM BRANCO pois será automaticamente preenchido com o padrão {prefixo}.{ano}.{contagem_no_ano}

Nos exemplares de OBRAS catalogadas anteriormente:
d) em ADMINISTRAÇÃO - RELATÓRIOS gere o Relatório Completo de Tombo Patrimonial para identificar os exemplares a serem alterados;
e) na CATALOGAÇÃO BIBLIOGRÁFICA acesse a aba BUSCA para selecionar o exemplar a ser alterado com:
Material=Todos
Contendo o texto=notação de tombo patrimonial a ser alterada. Ex:Bib.2012.37 ou 2012.37
Atributo=Tombo patrimonial;
f) selecione o resultado para abrir a aba REGISTRO da OBRA;
g) selecione o exemplar a ser alterado para abrir o FORMULARIO de catalogação do EXEMPLAR;
h) altere o campo Tombo Patrimonial (949) desse FORMULARIO eliminando o {prefixo}.{ano}. como desejado;
i) selecione o botão SALVAR. NÃO DEIXE O CAMPO TOMBO PATRIMONIAL EM BRANCO pois será automaticamente preenchido com o padrão {prefixo}.{ano}.{contagem_no_ano}

6. Posso excluir um Tombo Patrimonial ?

Nas bibliotecas, o Tombo Patrimonial é uma notação que identifica um exemplar, de uma forma
unívoca, e por este motivo não deve ser excluído ou reutilizado, uma vez que tenha sido atribuído no inventário do acervo.

Se o exemplar foi, originalmente, catalogado e emprestado programa emite a mensagem: "Não é
possível excluir este exemplar pois ele já foi emprestado. Altere sua disponibilidade para
Indisponível".

Esta mensagem significa que o exemplar, para o qual foi solicitada exclusão, mesmo não estando mais emprestado, já foi, anteriormente, emprestado.

Por método e segurança do inventário, o Biblivre 3 não permite a exclusão de exemplares anteriormente, inventariados, emprestados e devolvidos.

O Biblivre 3 só permite excluir e reutilizar o Tombo Patrimonial de um exemplar durante o processo de CATALOGAÇÃO da Obra e seus exemplares.

Na interface de Busca o Biblivre informará sobre determinada Obra, a quantidade de exemplares inventariados (exemplares), a quantidade de exemplares disponíveis (disponíveis), a quantidade de exemplares emprestados (emprestados) e a quantidade de exemplares reservados (reservas).
Exemplo:
Obra X
Exemplares 10 Disponíveis 8 Emprestados 2 Reservas 1

Ou seja, é uma Obra com 10(dez) exemplares inventariados, dos quais 8(oito) estão disponíveis para
empréstimo e 2(dois) estão indisponíveis (1 está danificado + 1 é o exemplar de consulta). Dos 8(oito) disponíveis 2(dois) estão emprestados e 1(um) está reservado.

Como proceder para tornar indisponível um exemplar ?


a) em CATALOGAÇÃO BIBLIOGRÁFICA selecione a Obra da qual deseja torna um exemplar INDISPONÍVEL;
b) na aba Registro da Obra selecione o exemplar para abrir o Formulário de catalogação do exemplar.
c) no Formulário de catalogação do exemplar, localize a caixa Disponibilidade e selecione Indisponível
d) no campo Informações sobre a localização (do exemplar) (852) preencha o subcampo |x ou |z com a nota adequada a condição de indisponibilidade do exemplar.
Exemplo: danificado ou extraviado ou exemplar de consulta ou baixa ou qualquer outra razão de indisponibilidade.
e) selecione o botão SALVAR para gravar as informações que poderão ser visualizadas, nesta versão, na aba MARC.

7. Posso reutilizar um Tombo Patrimonial excluído na Catalogação ?

R: Quando um EXEMPLAR de uma OBRA NÃO FOI EXCLUÍDO, e o catalogador tenta reutilizar o número de tombo o sistema emite a mensagem : "Erro ao salvar exemplar: Tombo patrimonial em uso por outro exemplar", isto significa que o número de tombo não está disponível para se reutilizado.
Quando um EXEMPLAR de uma OBRA FOI EXCLUÍDO, e a busca em Catalogação- Bibliográfica- pelo atributo tombo patrimoniaL exibe a mensagem "nenhum registro encontrado, isto significa que o número de tombo está disponível para se reutilizado.

1) Localize no módulo CATALOGAÇÃO BIBLIOGRÁFICA, o registro da OBRA, ao qual se deseja acrescentar um NOVO EXEMPLAR com número de tombo reutilizado;
2) Localize na aba REGISTRO da OBRA(abaixo) a relação de EXEMPLARES da OBRA:
3) Selecione NOVO EXEMPLAR, para inserir um NOVO EXEMPLAR da OBRA com o número de tombo reutilizado;
4) Localize, no FORMULÁRIO de registro do exemplar, o campo TOMBO PATRIMONIAL (949);
5) Preencha o campo com o número de tombo patrimonial que está disponível para se reutilizado e em seguida salve o registro.

Toda vez que o campo TOMBO PATRIMONIAL (949) é deixado vazio, o programa preenche com um número de tombo patrimonial gerado automáticamente. Todavia, é possível substituir este número.

O campo TOMBO PATRIMONIAL (949) só é preenchido, automaticamente, em duas situações:
a) quando o registro do exemplar é salvo com o campo tombo patrimonial vazio (em branco) ou
b) quando na catalogação da OBRA foi usada a interface de exemplares automáticos para salvar uma OBRA nova na base de dados.

Em ADMINISTRAÇÃO - RELATÓRIOS e gere o Relatório completo de Tombo Patrimonial e verifique se o número de tombo que deseja reutilizar consta da coluna Tombo Patrimonial e se está relacionado ao exemplar de alguma obra.

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